Le tecnologie dell'informazione a servizio delle fusioni dei comuni

Nella società dell'informazione, composta di cittadini, turisti, associazioni, aziende che vivono e si spostano quotidianamente sul territorio locale, è naturale disporre di informazioni di qualunque tipo in qualsiasi momento della giornata attraverso dispositivi elettronici connessi ad internet; viene invece considerata una limitazione non poter accedere a servizi on-line ed impiegare il proprio tempo per percorrere notevoli distanze per accedere agli sportelli pubblici, magari con lunghe code di attesa.

Le tecnologie digitali possono offrire un valido supporto al percorso di fusione che molti comuni stanno per intraprendere, attraverso l'adozione di applicazioni moderne e basate su internet che consentono loro di essere più vicini al cittadino, di accompagnarlo nella vita quotidiana con servizi immediatamente raggiungibili e facili da attivare, di ascoltarne le opinioni ed i suggerimenti, di comprenderne in maniera più profonda i bisogni.

Inoltre, molti comuni del trentino hanno una “micro-dimensione” che impedisce loro di fornire adeguati servizi ai propri cittadini; le fusioni possono costituire un'opportunità per la rivisitazione dei processi organizzativi interni e la digitalizzazione dei servizi tradizionali (amministrazione digitale), al fine di attivare nuovi servizi on-line, nuovi canali di comunicazione e nuovi spazi di partecipazione perseguendo gli obiettivi di trasparenza e democraticità.

Per facilitare il processo di sviluppo di tali opportunità, il Consorzio dei Comuni Trentini mette a disposizione una piattaforma web unitaria per gli enti locali (ComunWeb), progettata per facilitare e migliorare i processi di comunicazione istituzionale con i cittadini in modalità multicanale ed i processi partecipativi, nel rispetto delle normative vigenti (trasparenza, open data, sicurezza, …) ed attraverso il confronto di pratiche ed esperienze a livello locale, nazionale ed internazionale.

Utilizzando ComunWeb, l'Ente pubblico si dota di strumenti e metodi innovativi per raccogliere suggerimenti, osservazioni e segnalazioni sulla vita del territorio nei suoi diversi ambiti, coinvolgendo in maniera più puntuale e meno dispersiva i propri cittadini (associazioni, imprese e professionisti, famiglie, anziani, sportivi, …), moltiplicando le occasioni di confronto e di contatto con i propri utenti e migliorando l'efficacia della propria comunicazione. Inoltre, l'integrazione di tali strumenti all'interno del sito ufficiale dell'Ente ne semplifica l'uso da parte dei cittadini e ne favorisce la diffusione capillare sull'intero territorio provinciale.

Gli obiettivi che l'Ente può raggiungere attraverso questi strumenti sono molteplici:

  • il coinvolgimento dei cittadini, finalizzato a migliorare il dialogo tra essi e l'ente e a raccogliere informazioni di supporto alle decisioni attraverso processi partecipati
  • la comunicazione istituzionale, sfruttando le potenzialità della multicanalità e della rete
  • la condivisione e la rappresentazione di informazioni territoriali a tutti i livelli, finalizzata a semplificare la lettura di documenti complessi attraverso una mappa geografica ed al tempo stesso di gestire agevolmente e sistematicamente grandi moli di dati (geodati)
  • l'attivazione di nuovi servizi via web per la gestione della viabilità, dei lavori pubblici, del turismo, dell'ambiente, dei rifiuti, dei tributi, ecc…, corredati da sistemi di pagamento on-line e via smartphone che consentono di completare definitivamente le pratiche senza doversi recare agli sportelli.

Funzionalità come il blog, il forum, il sondaggio, il wiki, il commento permettono di interpretare le pratiche più innovative dell'Amministrazione 2.0, ossia di un'amministrazione pubblica che si mette dalla parte dei cittadini e che instaura una relazione bidirezionale con essi, coinvolgendoli come protagonisti nella valutazione di servizi e progetti, nella segnalazione di criticità e malfunzionamenti, nella manifestazione di esigenze e bisogni e persino nella formulazione di proposte per soddisfarli (cittadini). Inoltre, tramite gli stessi strumenti il personale interno può essere maggiormente coinvolto nei processi di miglioramento dell'organizzazione interna all'Ente Locale stesso (community).

Utilizzando i forum come media civici, gli amministratori locali (sindaci, assessori, city manager, …) possono avviare discussioni attraverso il sito web del comune e coinvolgere direttamente i cittadini nella valutazione delle proprie proposte; possono stabilire di volta in volta le tematiche specifiche sulle quali vorranno indirizzare l'attenzione dei cittadini del proprio comune; una volta attivati i media civici, gli amministratori possono accedere via web al proprio cruscotto e monitorare l'evolversi della situazione in tempo reale.

Il comune può inoltre attivare:

  • blog per condividere esperienze e testimonianze degli amministratori in forma collaborativa, anche attraverso interviste;
  • un sistema che consente la raccolta delle segnalazioni inviate da parte del cittadino, relative a problematiche specifiche che egli rileva vivendo il territorio;
  • questionari mirati a raccogliere opinioni molto puntuali sulle abitudini dei cittadini o sul grado di soddisfazione relativo ai servizi dell'Ente; qualora la sua richiesta sia riconducibile ad un processo che prevede della modulistica, il cittadino potrà compilarla ed inoltrarla via web;
  • una intranet, per facilitare gli scambi ed il lavoro collaborativo all'interno dell'Ente e tra enti diversi.

Tali strumenti rappresentano una possibilità concreta ed innovativa per sviluppare la partecipazione attiva ed il senso civico espresso dal basso; tali elementi non solo favoriscono l’accettazione delle scelte pubbliche ma fanno diventare l’amministrazione più aperta ed affidabile agli occhi del cittadino, detentore della sovranità in un regime democratico. Infondendo un senso di fiducia nei confronti dei poteri pubblici e migliorando la qualità delle politiche pubbliche attraverso processi partecipativi, il rafforzamento delle relazioni amministrazione/cittadini accresce la legittimità del governo.

Comunicazione istituzionale

Spesso è difficile per il cittadino partecipare alla vita pubblica e tenersi aggiornato rispetto alle principali iniziative promosse dall'amministrazione, specialmente se il proprio comune sta affrontando sfide complesse che richiedono competenze specifiche per essere comprese fino in fondo. Dall'altro lato, prima di affrontare un processo di fusione gli enti ed i loro amministratori hanno bisogno di comunicare con chiarezza le ragioni che hanno portato a tali scelte e le ricadute che esse comportano per i cittadini; durante o a seguito della fusione, i cittadini devono essere avvisati puntualmente rispetto ai cambiamenti effettuati, in particolare relativamente alle nuove modalità di accesso ai servizi.

Al fine di rendere più efficace e tempestiva la comunicazione con i cittadini, gli amministratori possono avvalersi di un sito web istituzionale predisposto per la multicanalità, attraverso il quale distribuire in tempo reale le nuove informazioni su tutti i canali ad esso connessi come le aree tematiche, le newsletter, i social network e le eventuali pubblicazioni periodiche (es. bollettini, riviste, ...) prodotte in modalità automatica, che potranno essere consultabili dal sito e, solo se necessario, stampate su carta.

L'integrazione tra il sito web istituzionale con tutti i canali di comunicazione dell'Ente semplifica le attività di pubblicazione e garantisce la coerenza tra le informazioni; inoltre, la raccolta sistematica di informazioni legate agli utenti (profilazione) consentirà di ridurre la quantità di informazioni inviate al cittadino, selezionandole preventivamente in base ai suoi interessi.

Informazioni e mappe

La complessità delle informazioni tecniche comunali risultano generalmente di difficile comprensione per i cittadini, i quali molto spesso devono recarsi presso gli uffici dell'Ente per poter consultare le proprie pratiche e per ricevere il necessario supporto alla lettura di formati concepiti solo per esperti ed addetti ai lavori.

La rappresentazione territoriale delle informazioni basata su mappe geografiche interattive offre al cittadino nuove possibilità per accedere alla base di conoscenza dell'Ente, per esaminare le proprie pratiche da casa e per consultare altre informazioni che lo riguardano (ad esempio, la particella catastale). Attraverso un semplice browser, uno smartphone o un tablet, con le mappe interattive egli può navigare il proprio territorio visualizzando informazioni, come il Piano Regolatore Generale (PRG) o il catasto, non disponibili ad oggi su portali ‘commerciali’ come Google Maps. Con un semplice click sulle proprie particelle catastali, senza conoscerne i dati ma individuandole su una mappa, il cittadino può verificare “al volo” la destinazione d’uso e generare in automatico le stampe relative alla Indicazione di Destinazione Urbanistica, può conoscere la presenza di vincoli o fasce di rispetto; può inoltre sapere se tale particella ricade entro zone di pericolosità geologica o idraulica, oppure effettuare ricerche per località o dato catastale e stampare autonomamente le immagini di un territorio contenenti le informazioni che desidera.

Agenda del Territorio

Conoscere il territorio in cui si vive significa anche conoscere le persone e le organizzazioni che lo animano, nonché le iniziative che in esso trovano luogo; in un contesto in cui anche i confini amministrativi si ampliano, tale necessità diventa ancora più urgente.

Il calendario degli eventi è uno strumento integrato nel sito istituzionale dell'Ente, che permette ai cittadini di avere immediata evidenza delle iniziative e degli attori che le organizzano, all'interno del quale l'Ente raccoglie, monitora e diffonde informazioni ed opportunità.

Raccolte all'interno di un unico spazio web, le manifestazioni locali possono essere rappresentate in vari modi all'interno del sito istituzionale dell'Ente, attraverso la linea del tempo o su una mappa geografica; per rimanere aggiornati rispetto agli eventi futuri, i cittadini possono registrarsi al sistema (anche attraverso Facebook o Twitter) e ricevere delle newsletter contenenti solo le iniziative legate alle tematiche di loro interesse.

Integrata con gli strumenti social, questa “Agenda del Territorio” si avvale dei meccanismi più tipici della rete per garantire la maggior diffusione possibile degli eventi raccolti (passaparola e condivisione) e migliorare la visibilità delle organizzazioni locali promotrici (musei, biblioteche, associazioni, …), le quali possono trovare in questa piattaforma un luogo ideale di promozione, attivandovi il proprio sito web ed avvalendosi dei canali di comunicazione ad essa collegati.

L'integrazione con i sistemi di prenotazione e di pagamento on-line permette anche di velocizzare l'acquisto di biglietti d'ingresso da parte di turisti e cittadini e consente alle organizzazioni di migliorare la gestione degli eventi, attrezzandosi per tempo in base alle richieste ottenute.

Di conseguenza, semplicemente utilizzando il proprio sito istituzionale, l'amministrazione potrà tener traccia delle adesioni agli eventi e monitorare il grado di interesse che essi hanno avuto sui propri cittadini e delle tematiche a cui essi sono maggiormente interessati.

Servizi via web

Prendere appuntamento con il sindaco o un assessore, prenotare una sala comunale, inviare una SCIA o una domanda ITEA; tutti processi che richiedono al cittadino tempo e costi per gli spostamenti (anche più di uno per pratica). Come verranno gestite queste operazioni dal nuovo comune, quale sarà il suo livello di efficienza, quali scompensi o vantaggi comporterà per il cittadino?

Su queste sfide le tecnologie orientate al web possono dare un valido supporto, sfruttando le caratteristiche della rete e la disponibilità sempre più ampia di servizi integrati on-line a livello locale e nazionale; inoltre, i processi di fusione possono costituire un'occasione per rivedere l'organizzazione dei servizi interni e gli strumenti applicativi non orientati al web diventati ormai obsoleti, anche in funzione dell'erogazione di nuovi servizi on-line.

Progressivamente, gli enti locali in Trentino si stanno organizzando per poter erogare servizi via web; alcuni sono già attivi, altri in fase di sperimentazione.

A tendere, secondo quanto previsto dalla normativa vigente (CAD), la comunicazione tra imprese ed enti locali avverrà esclusivamente utilizzando le tecnologie web per la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati, scambio informazioni e documenti, ecc., mentre tutta la modulistica richiesta per i singoli procedimenti sarà disponibile on-line in formati compilabili e verrà trasmessa dal cittadino per via digitale, un processo favorito dalla dematerializzazione dei documenti da parte degli enti.

Molti servizi comportano dei costi significativi di gestione e non possono essere erogati gratuitamente; i sistemi di pagamento on-line o via smartphone consentono non solo la possibilità di completare le procedure amministrative senza doversi mai recare fisicamente presso alcuno sportello (di enti, banche o poste), ma anche di farlo in mobilità (come il pagamento di parcheggi, esonerando automaticamente coloro che si recano presso gli uffici pubblici).

La piattaforma ComunWeb

ComunWeb è un'iniziativa che prevede lo sviluppo e la distribuzione di una piattaforma web presso gli enti locali, finalizzata a facilitare e migliorare i processi di comunicazione multicanale degli enti, nel rispetto delle normative vigenti, delle linee guida e delle raccomandazioni provinciali, nazionali e internazionali che riguardano gli aspetti tecnologici, organizzativi e metodologici del progetto.

Avviato nel 2012 da parte del Consorzio dei Comuni Trentini, al progetto hanno aderito finora, tramite delibera di giunta, 13 Comunità di Valle e 107 Comuni; sono inoltre coinvolti circa 500 redattori, 2.200 amministratori locali, 600 strutture (tra servizi ed uffici), che organizzano e pubblicano regolarmente i propri contenuti nella piattaforma, destinati al sito web ufficiale dell'ente, alle singole aree tematiche o sottositi, alle app per mobile o alle aree condivise riservate; complessivamente, il progetto gestisce circa 900.000 documenti strutturati ed eroga 800 dataset con dati di alta qualità, secondo il paradigma degli Open Data, posizionando il progetto tra i primi posti a livello nazionale in termini di numero di adesioni e documenti gestiti.

Il progetto ComunWeb ha dato vita ad un vero e proprio ecosistema, composto da utilizzatori, esperti di comunicazione, tecnici con competenze specifiche sui sistemi di gestione dei dati nella PA, esperti delle normative vigenti nella PA.

Ad oggi, la community di ComunWeb è composto dai seguenti attori:

  • Enti Locali (comuni e comunità di valle), utilizzatori della piattaforma ed immediati beneficiari del patrimonio informativo di altre istituzioni che aderiscono al progetto, attraverso il paradigma degli Open Data
  • sistemi informativi dei comuni, che supportano localmente l'ente locale nell'utilizzo della piattaforma e nell'individuazione delle migliori soluzioni di integrazione con gli applicativi esistenti
  • tecnici informatici che collaborano con comuni di maggiori dimensioni, che aderiscono alla community di ComunWeb partecipando a corsi di formazione avanzata e formulando nuove richieste per l'evoluzione della piattaforma
  • amministratori locali, responsabili del processo decisionale all'interno dell'ente e principali destinatari delle istanze dei cittadini; responsabili dei processi decisionali all'interno degli organismi rappresentativi dei Comuni e delle Comunità di Valle (Consiglio delle Autonomie Locali e Consorzio dei Comuni Trentini)
  • segretari e dirigenti di enti locali, responsabili di trasparenza e di Open Data (istituiti ai sensi del dlg 33/2013), titolari delle banche dati dell'ente (linee guida su riuso e Open Data dell'Agenzia per l'Italia Digitale) e responsabili dei procedimenti interni all'ente, che lavorano a stretto contatto con i sistemi informativi per individuare contenuti (PSI, public sector information1) ed opportunità di miglioramento ed ottimizzazione dei processi
  • i redattori locali, responsabili dell'inserimento dei contenuti, che garantiscono validità e completezza ai dati
  • PMI locali, che partecipano attivamente al costante miglioramento del prodotto, attingendo alle proprie esperienze maturate nell'ambito della P.A.
  • la redazione centrale del Consorzio, che offre supporto all'avvio e all'uso di ComunWeb nel territorio
  • il Consorzio dei Comuni Trentini, responsabile del progetto e principale animatore della community, coordinatore dell'iniziativa sia sul piano organizzativo che tecnico.

I dati che le pubbliche amministrazioni producono, raccolgono, organizzano e utilizzano nello svolgimento dei loro compiti istituzionali hanno un valore intrinseco che va oltre l’assolvimento dei compiti istituzionali dell’ente che le detiene/gestisce. L’informazione detenuta dal settore pubblico rappresenta un patrimonio immenso in ogni settore, fatto di informazioni, dati e contenuti.

Giovedì, 16 Ottobre 2014 - Ultima modifica: Giovedì, 23 Ottobre 2014